Gestión por Procesos

La gestión de procesos ve a los procesos como creaciones humanas, con todas las posibilidades de acción sobre ellos: diseñar, describir, documentar, comparar, eliminar, modificar, alinear o rediseñar, entre otras. Reconoce que los procesos no pueden ser abandonados a su suerte y establece formas de intervención que tienen por objetivo cumplir la estrategia de la organización y mejorar en productividad y muchos otros.

Beneficios de la Gestión de Procesos

Con la gestión de procesos podemos obtener amplios beneficios:

• Conocer lo que hacemos y cómo lo hacemos, así también tomamos consciencia de nuestras fortalezas y carencias.
• Aplicar fórmulas de costeo a los procesos, a nivel de actividades para saber realmente cuánto cuestan nuestros productos o servicios.
• Realizar mejoramiento por el solo hecho de describir procesos. Este es uno de los beneficios para analizar cuidadosamente.
• Estar más cerca de una certificación en normas ISO 9001 y otras, como ISO 14000.
• Aplicar métodos de mejora continua y aseguramiento de calidad que nos permitirán aumentar la eficiencia y la eficacia.
• Comparar nuestros procesos con las mejores prácticas del medio y así aprender y mejorar.
• Rediseñar un proceso para obtener rendimientos mucho mayores.
• Fortalecer la gestión del conocimiento, porque cada proceso levantado es conocimiento formal de la organización.
• Innovar diferentes niveles de profundidad: proceso, actividad y tarea.
• Facilitar el emprendimiento porque todo nuevo negocio debe sustentarse en procesos de negocio que deben estar bien definidos. Podemos afirmar que el nuevo proceso es lo que sustentará operacionalmente el emprendimiento.
• Realizar verdaderamente control de gestión, porque parte del cambio en los procesos consiste en obtener información relevante, tal como incorporar indicadores en tiempo real adecuadamente comparados en el tiempo.

La gestión de procesos ayuda a la organización en la forma de enfocar el cambio, sea cual sea. Desde un cambio pequeño que reduce el número de copias de un formulario, hasta el cambio mayor que significa aplicar integración o tecnología para reducir el ciclo de otorgar un servicio de 35 a 6 días. Sucede en la práctica que algunos proyectos de cambio se orientan más hacia la gestión de la calidad e incorporan alguna forma de mejora continua. Otros podrían ser llamados de rediseño, porque tienen objetivos más ambiciosos y existe la predisposición de realizar cambios mayores.

Tomado del Resumen del libro Gestión de Procesos, Juan Bravo Carrasco.

Darío Vanegas S. 

Consultor Gerencial